A decisão de mandar fazer software próprio falha de duas maneiras, e as duas custam caro.
Cedo demais: desenvolve-se antes de se saber ao certo o que o programa tem de fazer, e o resultado precisa de ser alterado antes de estar acabado. Tarde demais: aguentam-se anos de remendos e folhas de cálculo em vez de resolver o problema, e paga-se em horas de pessoas o que se poupou em fatura.
Há sinais razoavelmente fiáveis para cada um dos lados.
Sinais de que ainda é cedo
Cinco pessoas fazem a mesma tarefa de cinco maneiras. Se ainda não há acordo sobre como o trabalho se faz, o que for construído vai consagrar a versão de quem estiver na reunião nesse dia.
Não consegue explicar o circuito num quadro em dez minutos. Se a explicação precisa sempre de «depende» e «nesse caso é diferente», as regras ainda não estão fechadas. Fechá-las é trabalho de gestão, e é mais barato fazê-lo antes.
A razão principal é que a plataforma atual é confusa. Às vezes é mesmo. Muitas vezes o que está confuso é o que se lá meteu — e a mesma confusão vai mudar de casa.
Sinais de que já é tarde
Há gente a tempo inteiro a compensar o sistema. Quando alguém passa metade do dia a copiar informação entre ferramentas, já está a pagar o desenvolvimento — só que todos os meses e sem ficar com nada.
Deixa de aceitar trabalho por causa da ferramenta. Quando a resposta a um cliente é «isso o nosso sistema não faz», o custo já não é interno.
Aquilo que o distingue está fora dos sistemas. Se a parte do seu trabalho que corre melhor do que a da concorrência vive numa folha de cálculo mantida por uma pessoa, está a correr um risco desproporcionado.
O que tem de estar escrito antes de pedir orçamento
Não é um caderno de encargos de cinquenta páginas. São seis respostas, e cabem em duas folhas:
- Quem usa isto, quantas pessoas e com que frequência.
- O que entra e o que sai: o que a pessoa tem à frente quando começa e o que fica feito quando acaba.
- As regras: as decisões que hoje se tomam de cabeça e por que critério.
- As exceções: os casos que fogem à regra e com que frequência acontecem mesmo.
- Com que sistemas fala e em que sentido.
- Como se mede se resultou, com um número e um prazo.
Escrever isto demora uma ou duas semanas e é a parte do projeto com mais retorno. Não é raro concluir-se, a meio do exercício, que já não é preciso desenvolver nada — que bastava mudar duas regras e ligar dois sistemas.
O que muda no orçamento quando isto existe
Muda tudo, e nos dois sentidos.
Quem orça um pedido vago tem de se proteger da incerteza, e protege-se com o preço ou com um âmbito apertado que depois gera pedidos de alteração a cada passo. Com as seis respostas em cima da mesa, a proposta pode ser fechada por fases, com preço por fase, e as duas partes sabem o que estão a combinar.
Do seu lado, ganha uma coisa mais útil do que o preço: consegue comparar propostas diferentes, porque todas responderam à mesma pergunta.
É assim que trabalhamos em aplicações web à medida — e é por isso que a primeira conversa é quase sempre sobre o processo, não sobre tecnologia.
Não sabe de que lado está?
Conte-nos o que a ferramenta atual não faz e quanto trabalho manual isso obriga. Dizemos-lhe honestamente se compensa desenvolver ou se há caminho mais curto.