Copiar e colar entre sistemas
A mesma informação escrita duas ou três vezes, em sítios diferentes, por pessoas diferentes.
Inteligência Artificial
Workflows e processos: o trabalho repetido feito sozinho
Tarefas que se repetem todos os dias passadas para fluxos automáticos, com registo do que aconteceu e aviso quando falha.
Para quem são os workflows automáticos
Num negócio a funcionar há anos, há sempre um conjunto de gestos que se repetem: alguém lê um email e copia os dados para uma folha; alguém recebe uma fatura em PDF e escreve os valores no programa de contabilidade; alguém verifica de manhã se entrou algum pedido novo e avisa quem trata dele. Nenhuma destas tarefas exige julgamento. Todas consomem horas.
Um workflow automático é a sequência dessas tarefas escrita de forma a correr sozinha: recebe o que entra, percebe o que é, tira a informação que interessa, põe-na onde deve estar e avisa quem tem de saber. A inteligência artificial entra só onde há texto a interpretar ou uma decisão de triagem a tomar — o resto é ligação entre sistemas.
Este serviço é para quem já sabe qual é a tarefa que quer tirar da frente. Se ainda não sabe por onde começar, o ponto de entrada é a consultoria. Se o que falta é a ligação técnica entre dois programas, sem decisão nenhuma pelo meio, o serviço certo é o de integrações e APIs.
Problemas que este serviço resolve
Os pedidos de automatização costumam nascer de um destes sintomas.
Documentos lidos à mão
Faturas, guias, currículos ou formulários em PDF cujos dados alguém transcreve todos os dias.
Pedidos que ficam à espera de triagem
Tudo entra na mesma caixa e só avança quando alguém tem tempo de a abrir e distribuir.
Passos que se esquecem
O processo existe na cabeça das pessoas, e por isso às vezes falta o email de seguimento ou o registo no sistema.
Relatórios montados à mão
Todos os meses alguém junta exportações de três ferramentas para conseguir ver o mesmo número.
Automatizar não é fazer mais depressa. É deixar de fazer.
Como trabalhamos
Automatizar um processo mal percebido é acelerar o erro. Por isso a primeira metade do trabalho é entender, e só a segunda é construir.
Mapa do processo como ele é
Sentamo-nos com quem faz o trabalho e escrevemos o que acontece mesmo, passo a passo, com as exceções incluídas. Quase sempre aparece aqui uma parte do processo que não precisa de existir.
Escolha do que se automatiza
Medimos quantas vezes por mês cada passo acontece e quanto tempo leva. Automatiza-se o que é frequente e previsível; o que é raro e exige decisão continua com as pessoas.
Desenho do fluxo e dos travões
Definimos o que dispara o fluxo, o que faz em cada passo, o que acontece quando os dados não batem certo e em que momento pede confirmação humana antes de avançar.
Construção e ensaio com dados reais
Construímos e corremos em modo de ensaio sobre casos verdadeiros do último mês, sem escrever em lado nenhum, para comparar o que o fluxo faria com o que as pessoas fizeram.
Entrada em serviço em paralelo
Nos primeiros dias o fluxo corre ao lado do método antigo, para se confirmar que dá o mesmo resultado. Só depois se desliga o trabalho manual.
Vigilância e afinação
Fica o registo de tudo o que o fluxo fez e um alerta quando falha. Um processo automático que se cala pode perder semanas de trabalho sem ninguém dar por isso.
O que recebe
Além do fluxo a correr, fica com o que permite perceber, corrigir e assumir o que foi feito.
Os workflows em produção
Ativos, agendados ou disparados por acontecimento, conforme o que ficou definido.
O mapa do processo
O antes e o depois, em documento legível por quem não é técnico — útil muito para lá desta automatização.
Registo de execuções
O que entrou, o que o fluxo decidiu e o que escreveu, caso a caso, para poder auditar sem adivinhar.
Tratamento de erros e alertas
Nova tentativa nas falhas passageiras, fila de casos por rever e aviso a uma pessoa quando é preciso decidir.
Pontos de confirmação humana
Onde o fluxo pára à espera de alguém, definidos por si e não por nós.
Acessos e contas em seu nome
As ferramentas, chaves e automatizações ficam registadas na sua empresa, para outra equipa poder assumir o trabalho.
Perguntas frequentes sobre automatização
O que nos perguntam antes de pôr um processo a correr sozinho.
Tenho de mudar os programas que uso?
Quase nunca. O fluxo liga-se ao que já existe. O problema aparece quando a ferramenta atual não permite ligação nenhuma — nem API, nem base de dados, nem exportação automática. Isso verifica-se antes de haver proposta, não a meio do projeto.
E se o fluxo fizer asneira?
Parte-se do princípio de que vai acontecer um dia. Por isso há ensaio sem escrita antes de entrar em serviço, período em paralelo com o método antigo, registo de tudo o que é feito e alertas quando falha. E há passos em que o fluxo pára de propósito à espera de uma pessoa.
Onde entra a inteligência artificial e onde é só automatização?
A inteligência artificial entra onde há texto a interpretar ou casos a classificar: ler uma fatura, perceber do que trata um pedido, resumir um documento. O resto — mover dados, criar registos, enviar avisos — é automatização normal, mais barata e mais previsível. Dizemos sempre qual é qual, porque o custo e o risco são diferentes.
Quanto tempo demora a construir?
Depende do número de sistemas envolvidos e da qualidade da documentação deles. O que não varia é o método: um fluxo de cada vez, a funcionar, antes de se começar o seguinte. Prazos concretos ficam na proposta, depois do mapa do processo.
A minha equipa consegue alterar os fluxos depois?
Depende da ferramenta escolhida. Sempre que possível construímos em plataformas onde alguém da sua equipa consegue mexer nas regras simples, e deixamos documentado o que é seguro alterar e o que é melhor não tocar.
Qual é a tarefa que mais tempo rouba?
Diga-nos o que se repete, quem o faz e quantas vezes por semana. Respondemos se compensa automatizar, o que fica de fora e quanto custa.
Outros serviços de Inteligência Artificial