Um email profissional é um endereço com o domínio da empresa — geral@aempresa.pt em vez de um endereço gratuito com o nome do dono e três números no fim. Parece um detalhe, mas é muitas vezes o primeiro contacto escrito que um cliente tem com a empresa, e é lido como tal.
Além da imagem, resolve dois problemas práticos: organiza a comunicação interna e melhora a probabilidade de as mensagens chegarem à caixa de entrada de quem as deve receber.
1. Transmite uma imagem sólida
Endereços como info@aempresa.pt ou suporte@aempresa.pt dizem duas coisas de imediato: que a empresa tem um domínio próprio e que tem uma estrutura. Para quem está a decidir entre dois fornecedores, isso conta — sobretudo em setores onde a confiança é parte do serviço, como nos serviços profissionais.
Também é mais uma forma de o domínio da empresa circular. Cada mensagem enviada repete o nome do site, e essa repetição não custa nada.
2. Organiza a comunicação
Com endereços por função — comercial, suporte, contabilidade — as mensagens chegam ao sítio certo sem depender de uma pessoa em particular. Quem está de férias pode ser substituído, um assunto pode ser acompanhado por duas pessoas, e o histórico fica na empresa, não na conta pessoal de alguém.
É também isso que permite acabar com o hábito mais perigoso das pequenas empresas: usar a conta pessoal do dono para tudo. Quando essa conta é perdida, recuperada por outra pessoa ou simplesmente fica cheia, perde-se o histórico comercial inteiro.
3. Ajuda o trabalho a andar
Uma caixa partilhada permite ver o que já foi respondido e o que ainda está por responder, encaminhar um assunto sem reencaminhar dez mensagens e manter os documentos associados ao assunto certo. Não substitui uma ferramenta de gestão, mas resolve muito com pouco.
Quando o volume cresce, o passo seguinte costuma ser ligar o correio eletrónico ao resto: formulários do site que criam registos, notificações automáticas, um CRM. Essa é a parte que tratamos em interligações e APIs.
O que verificar na solução que escolher
A qualidade do serviço de correio eletrónico afeta diretamente a imagem da empresa. Se as mensagens caem na pasta de publicidade não solicitada, se falham no envio ou se a caixa enche todos os meses, o cliente conclui que a empresa não está a responder.
- Capacidade e cópias de segurança suficientes para o volume real.
- Registos de autenticação do domínio corretamente configurados, para que os servidores de destino confiem nas suas mensagens.
- Acesso em vários dispositivos, com as mensagens sincronizadas entre computador e telemóvel.
- Suporte a quem ligar quando alguma coisa falhar, num horário que lhe sirva.
Quando fazemos o site de um cliente, é habitual tratarmos também do domínio e do correio eletrónico, para que tudo fique no mesmo sítio e com a mesma pessoa responsável.
Precisa de tratar do domínio e do email?
Diga-nos como está hoje a sua comunicação e nós indicamos o caminho mais simples. Pode também falar connosco pela página de contactos.