A sua empresa já registou tudo o que fez. Cada proposta, cada encomenda, cada reclamação, cada hora apontada. Anos disso, guardados algures.
A questão não é se os dados existem — existem quase sempre. É se estão guardados de maneira a poderem ser lidos, ou apenas de maneira a poderem ser arquivados. A diferença percebe-se em dez minutos, com cinco perguntas.
Cinco perguntas para fazer hoje
Tente responder a cada uma sem pedir a ninguém que exporte nada. Se conseguir, o sistema está a trabalhar para si.
- Quanto tempo passa, em média, entre chegar um pedido e sair a proposta?
- Das propostas que enviou este ano, que percentagem foi aceite? E as acima de dez mil euros?
- Que clientes compraram menos este ano do que no ano passado?
- Quantas vezes por mês é que aquela exceção — aquela de que toda a gente se queixa — acontece mesmo?
- Em que dia da semana entra mais trabalho?
São perguntas banais. Nenhuma delas exige inteligência artificial nem ferramentas caras. E na maior parte das empresas não há resposta rápida para nenhuma.
Porque é que não se consegue responder
Raramente é por falta de informação. É por a informação estar guardada em função de quem a escreveu, e não de quem a vai ler.
A data de entrada do pedido está no correio eletrónico. A data da proposta está no sistema de faturação. Se foi aceite ou não, está na cabeça do comercial ou numa coluna que às vezes se preenche. Para responder à primeira pergunta é preciso cruzar três sítios à mão — e por isso ninguém a faz mais do que uma vez por ano, quando o contabilista insiste.
O mesmo acontece com a exceção que incomoda toda a gente. Ela não está registada em lado nenhum enquanto exceção: está diluída em observações escritas em texto livre, cada uma com as suas palavras. Toda a gente sabe que acontece «muitas vezes». Ninguém sabe se são quatro ou quarenta por mês, e essa diferença muda completamente o que vale a pena fazer a respeito.
O que essas respostas valem
Uma empresa que saiba responder às cinco perguntas toma decisões diferentes.
Se souber que as propostas acima de dez mil euros têm metade da taxa de aceitação das outras, muda a forma como as apresenta. Se souber que o trabalho entra sobretudo à segunda e à terça, distribui a equipa de outra maneira. Se souber que a tal exceção são quarenta por mês, e não quatro, deixa de a tratar como exceção e trata-a como processo.
Nada disto é analítica avançada. É aritmética sobre dados que já lá estão.
Comece pela pergunta, nunca pelos dados
A tentação é arrumar a informação toda primeiro e só depois ver o que dá para perguntar. É um projeto sem fim, porque não há critério para saber quando está feito.
Ao contrário: escolha uma das cinco perguntas — a que mais lhe faria falta — e arrume só o que é preciso para lhe responder. Normalmente são dois ou três campos e uma ligação entre sistemas. Uma semana de trabalho, não um trimestre.
Depois de responder a essa, a seguinte custa menos, porque metade da arrumação já está feita. É assim que se constrói o histórico que torna a inteligência artificial útil mais tarde: sem nunca ter feito um projeto chamado «organizar os dados».
Qual é a pergunta que lhe faz falta?
Diga-nos o que gostava de saber sobre a sua operação e onde estão hoje os dados. Dizemos-lhe o que falta para lá chegar.