Nenhuma empresa começa com uma base de dados má. Começa com trezentos registos escritos pela mesma pessoa, todos com o mesmo critério, e nessa altura está tudo bem.
O que acontece a seguir é uma degradação lenta que ninguém decide e ninguém trava. E como é lenta, só se dá por ela quando alguém precisa de usar aquilo para alguma coisa séria.
Como é que se estragam
Há quatro causas, e costumam estar todas presentes ao mesmo tempo.
Gente nova com critérios novos. Quem entra não recebeu a regra por escrito — porque nunca houve regra escrita — e inventa a sua. Ao fim de cinco pessoas há cinco maneiras de preencher o mesmo campo.
Campos livres. Onde se pode escrever à vontade, escreve-se à vontade. É a causa isolada mais produtiva de inconsistência.
Ferramentas novas sem regra de articulação. Entra uma plataforma nova, ninguém decide como se encaixa nas que já lá estavam, e o mesmo dado passa a existir em mais um sítio.
Migrações. Cada mudança de sistema leva alguma coisa pelo caminho: anexos, histórico, campos que não tinham correspondência do outro lado e foram despejados num campo de observações.
A degradação dá para medir
E convém, porque transforma uma queixa vaga num número que se apresenta a quem decide o orçamento.
Escolha três ou quatro medidas simples e tire-as hoje: percentagem de contactos sem email válido, percentagem de registos com o campo obrigatório por preencher, número de duplicados prováveis, percentagem de registos que ninguém toca há mais de dois anos.
Volte a tirá-las daqui a seis meses. A diferença entre as duas leituras é a velocidade a que a sua base se está a estragar — e é essa velocidade, não o estado atual, que diz se vale a pena mexer.
Limpar uma vez é dinheiro deitado fora
A reação habitual é contratar uma limpeza: alguém passa três semanas a eliminar duplicados, uniformizar moradas e corrigir emails. Fica tudo impecável.
E depois volta ao mesmo, porque nada mudou nas causas. Ao fim de ano e meio a base está outra vez onde estava, e agora há a sensação de que já se tentou e não resultou — o que torna muito mais difícil conseguir orçamento para a segunda tentativa.
Se só houver dinheiro para uma coisa, escolha impedir a entrada de lixo em vez de limpar o que já lá está. Uma base meio suja onde os registos novos entram certos melhora sozinha com o tempo. Uma base limpa sem regras na porta estraga-se outra vez, e mais depressa, porque entretanto o volume cresceu.
Manutenção: quem, quando e com que regra
Qualidade de dados não é um projeto com data de fim. É uma rotina pequena, e as rotinas precisam de três coisas definidas.
- Quem. Uma pessoa por cada tipo de informação, com nome. «A equipa» não corrige nada.
- Quando. Uma hora por mês marcada na agenda vale mais do que uma semana por ano.
- Com que regra. Escrita, numa página. Como se escreve o nome de uma empresa, o que se faz quando aparece um cliente que já existe, que campos não podem ficar vazios.
E um aviso pela experiência: se a regra escrita contrariar aquilo que é mais rápido de fazer no ecrã, perde sempre a regra. Vale mais mudar o ecrã.
Porque é que isto se paga
Porque tudo o que vem depois assenta aqui. Os relatórios em que se confia, os sistemas que se ligam sem reconciliações manuais, a inteligência artificial que aprende com o histórico da casa em vez de aprender com o desarranjo dele.
É o trabalho menos vistoso de todos e é o que decide se o resto funciona — como escrevemos a propósito de porque é que ninguém confia nos números.
Sabe o estado da sua base de dados?
Diga-nos onde estão os registos e para que os usa. Tiramos as medidas consigo e dizemos-lhe o que muda o ritmo.